Contoh Purchase Order ke Supplier, Pengertian, dan Alur Kerjanya

Banyak toko masih memesan barang ke supplier lewat telepon atau pesan singkat tanpa catatan resmi, lalu bingung ketika barang yang datang tidak sesuai. Purchase order (PO) menyelesaikan masalah itu dengan membuat pesanan tertulis yang jelas dan bisa dicocokkan. Artikel ini membahas pengertian PO, contoh purchase order ke supplier yang bisa Anda tiru, serta alur kerjanya dari pemesanan hingga pembayaran.

Apa Itu Purchase Order?

Purchase order adalah dokumen pemesanan yang dibuat pembeli dan dikirim ke supplier. Isinya menyebutkan barang apa yang dipesan, berapa jumlahnya, harga yang disepakati, kapan barang harus dikirim, dan bagaimana pembayarannya. Ketika supplier menerima dan menyetujui PO, dokumen ini menjadi pegangan bersama bagi kedua belah pihak.

Bagi toko kecil, PO bukan sekadar formalitas. Manfaatnya sangat praktis:

• Mengurangi salah kirim. Barang, ukuran, varian, dan jumlah tertulis jelas, sehingga tidak bergantung pada ingatan saat bertelepon.
• Mengunci harga. Harga yang tertulis di PO menjadi acuan saat supplier mengirim tagihan.
• Memudahkan pengecekan barang datang. Petugas cukup mencocokkan barang dengan daftar di PO.
• Mengontrol pengeluaran. Pemilik bisa menyetujui atau menolak PO sebelum uang keluar.
• Menjadi riwayat pembelian. Anda bisa melihat kembali seberapa sering dan seberapa banyak barang tertentu dibeli.

Isi Wajib dalam Purchase Order

Format PO bisa sederhana, tetapi beberapa informasi berikut sebaiknya selalu ada:

1. Nomor PO yang unik dan berurutan, misalnya PO-2026-10-001, agar mudah dirujuk.
2. Tanggal PO dibuat.
3. Identitas pembeli: nama toko, alamat pengiriman, nomor kontak.
4. Identitas supplier: nama, alamat, dan kontak.
5. Daftar barang: nama barang, kode atau varian, satuan, jumlah, harga satuan, dan subtotal.
6. Total nilai pesanan, termasuk potongan atau biaya kirim bila ada.
7. Tanggal pengiriman yang diharapkan.
8. Syarat pembayaran: tunai saat barang datang, transfer, atau tempo sekian hari.
9. Catatan, misalnya ketentuan tanggal kedaluwarsa minimal atau permintaan kemasan tertentu.
10. Nama dan tanda tangan pihak yang menyetujui PO.

Contoh Purchase Order ke Supplier

Berikut contoh purchase order ke supplier dari sebuah toko sembako. Nama, angka, dan barang hanya ilustrasi; sesuaikan dengan kebutuhan toko Anda.

PURCHASE ORDER

• Nomor: PO-2026-10-001
• Tanggal: 5 Oktober 2026
• Dari: Toko Sumber Rejeki, Jl. Melati No. 12
• Kepada: CV Mitra Pangan, bagian penjualan
• Tanggal kirim diharapkan: 8 Oktober 2026
• Syarat pembayaran: tempo 14 hari setelah barang diterima

Catatan: mohon tanggal kedaluwarsa tepung minimal 6 bulan dari tanggal kirim. Barang rusak atau kemasan bocor akan dikembalikan saat penerimaan.

Disetujui oleh: (nama pemilik toko)

Perhatikan bahwa contoh di atas menyebutkan satuan dengan jelas. Banyak salah kirim terjadi karena satuan yang ambigu, misalnya “minyak 2” bisa berarti dua pouch atau dua dus.

Untuk toko yang baru mulai, PO tidak harus dicetak di kertas berkop. Pesan singkat yang memuat semua informasi di atas dan dikirim dengan format yang sama setiap kali sudah cukup, asalkan diberi nomor, disimpan, dan dikonfirmasi oleh supplier. Yang terpenting adalah konsistensinya: setiap pesanan punya catatan tertulis yang bisa dibuka kembali saat barang datang.

Alur Kerja Purchase Order dari Awal hingga Akhir

PO paling bermanfaat jika menjadi bagian dari alur pembelian yang konsisten. Alur sederhana untuk toko kecil:

1. Cek kebutuhan stok. Lihat barang yang sudah mendekati stok minimum dan data penjualan beberapa minggu terakhir.
2. Susun PO. Masukkan barang, jumlah, dan harga sesuai penawaran terakhir dari supplier.
3. Setujui PO. Jika pegawai yang menyusun, pemilik memeriksa dan menyetujui sebelum dikirim.
4. Kirim PO ke supplier lewat pesan, email, atau dicetak, lalu minta konfirmasi ketersediaan barang dan tanggal kirim.
5. Terima barang. Cocokkan barang yang datang dengan PO dan surat jalan: jenis, jumlah, kondisi, dan tanggal kedaluwarsa.
6. Catat selisih. Jika ada barang kurang, rusak, atau berbeda, tulis di surat jalan dan informasikan ke supplier saat itu juga.
7. Masukkan stok. Tambahkan barang yang diterima ke catatan stok, sesuai jumlah yang benar-benar datang, bukan jumlah di PO.
8. Cocokkan tagihan. Bandingkan faktur dari supplier dengan PO dan hasil penerimaan barang sebelum membayar.
9. Bayar dan arsipkan. Lunasi sesuai syarat pembayaran, lalu simpan PO, surat jalan, dan faktur bersama-sama.

Bagaimana jika barang datang sebagian?

Supplier kadang hanya bisa mengirim sebagian pesanan karena stok mereka kosong. Dalam kasus ini, jangan anggap PO sudah selesai. Catat barang yang sudah diterima, tandai sisa yang belum datang, dan tanyakan kepada supplier apakah sisanya akan dikirim menyusul atau dibatalkan. Jika dibatalkan, pastikan faktur hanya menagih barang yang benar-benar diterima. Untuk barang laris yang tidak terkirim, segera cari sumber lain agar rak tidak kosong.

Siapa yang sebaiknya membuat PO?

Di toko yang dikelola sendiri, pemilik bisa langsung membuat dan mengirim PO. Di toko dengan beberapa pegawai, pembagian tugas yang sehat adalah: pegawai gudang atau kepala toko menyusun daftar kebutuhan, pemilik menyetujui, dan pegawai lain yang menerima barang. Pemisahan ini mencegah kesalahan sekaligus mengurangi peluang kecurangan, karena orang yang memesan tidak sama dengan orang yang menerima dan membayar.

Perbedaan Purchase Order, Surat Jalan, dan Faktur

Ketiga dokumen ini sering tertukar, padahal fungsinya berbeda:

Pencocokan ketiganya dikenal sebagai pencocokan tiga arah. Jika jumlah di PO, surat jalan, dan faktur sama, pembayaran aman dilakukan. Jika berbeda, selesaikan dulu perbedaannya dengan supplier.

Contohnya, PO mencatat 20 karung beras, surat jalan juga 20 karung, tetapi saat dihitung hanya 19 karung yang turun dari mobil dan satu karung sobek. Petugas mencatat 18 karung diterima dalam kondisi baik di surat jalan, lalu faktur yang dibayar pun harus 18 karung, bukan 20.

Tips agar PO berjalan lancar

• Gunakan nama dan satuan barang yang sama dengan yang dipakai supplier untuk menghindari salah tafsir.
• Simpan harga terakhir dari setiap supplier agar mudah membandingkan.
• Jangan mengubah pesanan lewat telepon tanpa memperbarui PO.
• Tetapkan jadwal pemesanan rutin, misalnya setiap Senin, agar stok terkontrol dan supplier bisa bersiap.

Membuat Purchase Order dengan RekaPOS

Membuat PO dengan kertas atau lembar kerja bisa dilakukan, tetapi menyusunnya berulang kali dan mencocokkannya dengan stok cukup menyita waktu. RekaPOS menyediakan add-on Purchase Order ke supplier seharga Rp 20.000 per bulan. Dipadukan dengan paket Standard yang mencakup kelola barang dan stok, kartu stok, data supplier, serta hutang dan piutang, proses pembelian Anda bisa tercatat dalam satu sistem, dan pemilik dapat memantaunya dari mana saja karena data tersimpan di cloud.

Penutup: Pesan dengan Jelas, Terima dengan Teliti

Purchase order membantu toko memesan barang dengan jelas, menerima barang dengan teliti, dan membayar sesuai yang benar-benar diterima. Gunakan contoh purchase order ke supplier di atas sebagai titik awal, lalu jalankan alurnya secara konsisten. Jika ingin pemesanan, stok, dan data supplier tercatat rapi dalam satu tempat, coba RekaPOS gratis 14 hari atau lihat harga paket dan add-on yang tersedia.