Aturan, FAQ & Glosarium
Semua aturan penting yang dijaga sistem dikumpulkan di sini, ditambah jawaban untuk pertanyaan yang paling sering muncul dan daftar istilah.
Aturan hak akses & level
| Tindakan | Siapa yang boleh |
|---|---|
| Menyalakan / mematikan modul & add-on | Pemilik: Superadmin Management, Owner Management |
| Membayar langganan | Pemilik: Superadmin Management, Owner Management |
| Mengubah hak akses level | Hanya Pemilik (tidak untuk level sendiri) |
| Sub-setelan modul, Atur per outlet, tab Pengaturan | Pengguna yang punya akses ke menu Layanan & Pengaturan |
| Menambah / mengubah pengguna | Yang punya hak di menu Pengguna, hanya untuk level yang tidak lebih tinggi dari levelnya |
| Mengelola user outlet | Yang punya hak Create di menu Kelola Outlet |
| Melihat Log aktivitas | Pemilik atau yang punya akses ke menu Aplikasi (Setting) |
- Urutan kekuatan: Pemilik > Admin toko > Keuangan > level lain.
- Tidak bisa memberi level lebih tinggi dari level sendiri, dan tidak bisa mengubah / menghapus pengguna yang levelnya lebih tinggi.
- Tidak bisa mengubah level akun sendiri dan tidak bisa menghapus akun sendiri.
- Harus selalu ada minimal satu Pemilik aktif; yang terakhir tidak bisa dinonaktifkan, diturunkan, atau dihapus.
- Menu / tombol yang tidak diizinkan disembunyikan; membuka alamatnya langsung menghasilkan halaman Akses ditolak.
- Akun yang dinonaktifkan atau sandinya diganti langsung dikeluarkan dari semua perangkat.
Detail dan langkahnya: Bab 1 › Pengguna, level & hak akses.
Aturan paket, add-on & batas cabang
- Trial 14 hari, semua fitur terbuka. Setelah trial, modul di luar paket yang dipilih otomatis mati kecuali diaktifkan sebagai add-on.
- Catat semua, tampil sesuai paket: naik paket tidak kehilangan data, turun paket tidak menghapus data (hanya menyembunyikan menu).
- Naik paket di tengah masa aktif: bayar selisih per sisa hari. Turun paket baru bisa setelah masa aktif berakhir.
- Periode 1 bulan atau 12 bulan. Tagihan berlaku 24 jam; pilihan baru membatalkan tagihan lama yang belum dibayar.
- Di paket Pro semua add-on termasuk. Di Starter/Standard, menyalakan add-on menambah tagihan mulai tagihan berikutnya.
- Minimal 1 periode: add-on yang dinyalakan lalu dimatikan sebelum tertagih tetap ditagih sekali.
- Diskon total transaksi sudah termasuk mulai Standard.
- Jatah outlet termasuk toko utama: Starter 1, Standard 1, Pro 5 (toko utama + 4 cabang). Selama trial berlaku jatah Pro.
- Batas = jatah paket + cabang tambahan yang dibayar (Starter Rp15.000, Standard Rp30.000, Pro Rp35.000 per cabang / bulan; maks. 50 tambahan).
- Jatah habis → kotak Batas cabang tercapai saat menambah outlet, dengan tombol Buka Langganan.
- Outlet yang sudah aktif melebihi jatah paket (mis. dibuat saat trial) ikut ditagih sebagai cabang tambahan.
Data pusat vs cabang
| Data | Diatur di | Berlaku untuk |
|---|---|---|
| Master barang (nama, kode/barcode, satuan, kelompok) | Pusat | Semua outlet; barang baru otomatis tersalin ke semua outlet |
| Harga jual, pajak, diskon barang | Per outlet | Outlet itu saja. Mengubah harga di master hanya memperbarui outlet aktif |
| Stok | Per outlet | Outlet itu saja (pindah stok antar-outlet lewat transaksi) |
| Pelanggan & supplier | Pusat | Semua outlet |
| Transaksi, kas kasir, akun kas/bank | Per outlet | Outlet itu saja; laporan pusat bisa menggabungkan |
| Diskon total, service, meja, jenis penjualan, PPN, template kasir | Per outlet (Kelola Outlet / Atur per outlet) | Outlet itu saja |
| Saklar Konfigurasi (modul & Pengaturan) | Pusat | Semua outlet, web & Android |
| Pengguna pusat | Pengaturan › Pengguna | Panel pusat |
| User outlet | Kelola Outlet › User Login | Panel outlet, satu outlet |
| Periode tutup buku | Akuntansi › Tutup Buku | Per outlet |
Aturan kas kasir (buka & tutup kas)
- Kasir wajib mengisi Kas Awal sebelum bisa bertransaksi. Membuka kas dua kali ditolak: "Kas Awal Sudah Dibuka"; menutup tanpa membuka: "Kas Awal Belum Dibuka".
- Tutup kas ditolak bila masih ada antrian yang belum diproses: "Ada list antrian belum di proses, Pastikan hanya ada 1 antrian tanpa transaksi untuk menutup kasir." Di web, keranjang juga harus kosong: "Kosongkan keranjang untuk menutup kas kasir."
- Saat tutup, kasir mengisi Kas Akhir tunai dan non tunai. Selisih dengan catatan sistem dicatat otomatis (lebih = pendapatan penyesuaian, kurang = kerugian penyesuaian) dan terlihat di Laporan › Kas Kasir.
- Buka & tutup kas juga bisa dilakukan saat aplikasi Android offline.
Langkah lengkap: Bab 2 › Kasir.
Aturan periode & tutup buku Pro
- Periode bulanan, per outlet. Tanggal tutup: akhir bulan atau tanggal 1–28 (diatur di Layanan & Pengaturan › Pengaturan › Akuntansi).
- Tutup harus berurutan dari periode tertua; periode yang sedang berjalan tidak bisa ditutup.
- Bila ada dokumen yang gagal dijurnal, tutup buku ditolak sampai diperbaiki.
- Setelah ditutup, laba/rugi periode dipindah ke akun Laba Rugi bulan itu, dan transaksi bertanggal di periode itu ditolak (tambah, ubah, hapus).
- Buka kembali hanya untuk periode tertutup terbaru dan wajib menyertakan alasan.
- Tanggal tutup buku hanya bisa diganti bila tidak ada periode yang tertutup. Tahun mulai data dikunci permanen.
- Laporan PPN tetap per bulan kalender, tidak ikut tanggal tutup buku.
Langkah lengkap: Bab 4 › Akuntansi.
Aturan stok & harga pokok
- Izinkan stok minus mati (disarankan): penjualan ditolak bila stok tidak cukup. Nyala: tetap bisa jual, stok jadi minus.
- Izinkan bahan baku minus mati: menu yang bahannya habis bertanda Bahan habis di kasir dan tidak bisa ditambah.
- Tolak HPP di atas harga jual nyala: harga pokok / harga beli di atas harga jual ditolak saat simpan barang, harga outlet, pembelian, PO & stok awal (bahan baku dikecualikan). Mati: hanya peringatan.
- Barang non-stok (jasa, menu tanpa stok) hanya bisa dibuat bila saklar Barang non-stok nyala; stoknya tidak dihitung.
Aturan sandi & keamanan
- Sandi pemilik saat daftar 8–30 karakter; sandi pengguna baru minimal 6 karakter; sandi baru lewat lupa sandi 8–30 karakter.
- Lupa sandi hanya lewat tautan email: sekali pakai, berlaku 15 menit, hanya tautan terbaru yang sah, jeda 60 detik antar permintaan.
- Setelah sandi diganti, semua perangkat lain otomatis keluar dan email pemberitahuan dikirim.
- Sesi masuk bertahan 30 hari di perangkat yang sama; tekan Keluar di komputer bersama.
- Setiap login, login gagal, tambah, ubah dan hapus tercatat di Log aktivitas (disimpan ±400 hari). Nilai rahasia disamarkan.
- Satu orang satu akun. Jangan memakai akun pemilik untuk kasir.
- Isi email setiap pengguna agar bisa reset sandi sendiri.
- Nonaktifkan (bukan hapus) akun karyawan yang keluar, lalu periksa Log aktivitas.
- Tim RekaPOS tidak pernah meminta sandi Anda.
Aturan akun demo
Toko demo publik untuk mencoba RekaPOS. Semua memakai sandi 123456.
| Toko demo | Alamat | Pemilik / admin | Kasir |
|---|---|---|---|
| Chickkie (Resto cepat saji, Pro, semua modul) | rekapos.com/chickkie | demopro | demokasir |
| Rekapos Coffee (Coffee shop, Starter) | rekapos.com/coffeeshop | cfadm01 | cfksr01 |
| Reka Smart (Swalayan / retail, Standard) | rekapos.com/swalayan | admin01 (juga kepala01, operational01, finanace01) | kasir01 |
| Bengkel Maju Motor (Bengkel, Standard) | rekapos.com/bengkel | bkladm01 | bklksr01 |
| Laundry Bersih Wangi (Laundry, Starter) | rekapos.com/laundry | lndadm01 | lndksr01 |
| Barbershop Gentlemen (Barbershop, Starter) | rekapos.com/barbershop | brbadm01 | brbksr01 |
| Reka Service (Servis HP & elektronik, Standard) | rekapos.com/elektronik | elkadm01 | elkksr01 |
| Butik Aruna (Butik & fashion, Standard) | rekapos.com/butik | btkadm01 | btkksr01 |
- Pengguna, level, hak akses, menu, user outlet; Profil; Aplikasi (setting); Kelola Outlet; Layanan & Pengaturan; Langganan; QRIS — "Fitur ini dikunci di akun demo."
- Etalase / booking online, brosur, menu board, promo layar, layar dapur (pengaturannya).
- Menghapus data master (barang, pelanggan, supplier, dll.) — "Menghapus data master dikunci di akun demo."; mengunggah file / gambar — "Unggah file dikunci di akun demo."
- Isian teks dibersihkan dari tautan, email, nomor HP dan kata kasar, dan dipotong maks. 200 karakter. Jumlah simpan per jam dibatasi.
- Tetap bisa dicoba: kasir, meja, layar dapur, status pekerjaan, laporan. Data toko demo dikembalikan setiap malam (kecuali chickkie yang hanya untuk dilihat).
Aturan mode offline (aplikasi Android)
📱 HP kasir
☁ Server RekaPOS
- Saat online, aplikasi mengunduh katalog (sampai 5.000 barang), kelompok, pelanggan, setelan kasir, dan status kas. Itulah yang dipakai saat offline.
- Saat offline bisa: penjualan, buka kas, dan tutup kas.
- Saat online kembali, data dikirim berurutan sesuai waktu kejadian, satu per satu. Data yang ditolak tetap tersimpan di HP dan dicoba lagi.
- Ditolak saat sinkron: pembayaran QRIS Otomatis (harus saat online), pesanan online yang sudah dibayar, antrian yang sudah dibayar di perangkat lain (mencegah penjualan ganda), dan data milik akun kasir lain.
- Bila toko sedang tidak aktif, sinkron ditolak tetapi antrean tetap aman di HP.
- Penjualan offline diberi tanda
offlinepada tags-nya sehingga bisa dilacak.
Aturan QRIS kasir Add-on
- Aktivasi oleh pemilik: nyalakan modul → Aktifkan QRIS → isi data usaha → lengkapi undangan Xendit lewat email (data usaha, KTP, verifikasi wajah). Verifikasi biasanya 1–3 hari kerja.
- Uang QRIS masuk ke akun QRIS (Xendit) usaha Anda, bukan ke RekaPOS, lalu dicairkan ke rekening yang Anda daftarkan di Xendit.
- Biaya (MDR) dipotong Xendit + PPN 11% dari biaya: usaha mikro 0% sampai Rp500rb dan 0,3% di atasnya; usaha lain 0,7%.
- Di kasir: Mode Bayar QRIS → CHECKOUT → layar "SCAN UNTUK BAYAR". Status dicek tiap 2 detik; setelah lunas penjualan tersimpan dengan bank "QRIS Otomatis".
- QRIS Otomatis butuh internet; tidak bisa dipakai saat offline.
- Pembayaran QRIS yang tidak menjadi penjualan dalam 10 menit masuk Transaksi › Rekonsiliasi untuk dikaitkan ke penjualan, dikembalikan tunai / refund, atau dijadikan pemasukan.
- Bila modul mati, QRIS statis (stiker) tetap bisa dicatat sebagai Mode Bayar non tunai biasa dengan cek mutasi sendiri.
Aturan pembaruan langsung (realtime)
RekaPOS mengirim perubahan langsung ke layar yang sedang terbuka, tanpa perlu muat ulang:
- Perubahan Layanan & Pengaturan langsung berlaku di semua kasir web & Android; katalog order online dimuat ulang.
- Stok habis langsung tertanda Habis di halaman order dan Menu Board.
- Layar Dapur menerima pesanan baru / diubah; tombol Siap memberi tahu kasir dan pelanggan.
- Denah meja ikut berubah; kasir diberi tahu bila antriannya dipindah / diambil alih.
- Layar Pelanggan mencerminkan keranjang kasir; papan Status Pekerjaan dan Rekonsiliasi QRIS diperbarui langsung.
- Akun yang dinonaktifkan atau sandinya diganti langsung dikeluarkan.
Aturan masa aktif & toko tutup
- Pita pengingat muncul di semua halaman bila sisa masa aktif ≤ 7 hari.
- Masa aktif habis → semua panel menampilkan "Toko sedang istirahat". Data tidak hilang.
- Aktivasi ulang lewat email terdaftar toko: tautan berlaku 60 menit, kirim ulang setelah ±90 detik, maks. 5 kali email salah per jam. Setelah bayar, toko aktif otomatis.
- Pembayaran memperpanjang dari tanggal berakhir yang masih berlaku (+30 hari / +12 bulan).
- "Toko sedang ditutup" = ditutup admin RekaPOS; hubungi lewat WhatsApp.
FAQ & pemecahan masalah
Akun & masuk
Saya lupa sandi.
Klik Lupa sandi? di halaman masuk, isi Kode Akun toko (alias) dan username/email, buka tautan di email dalam 15 menit. Kasir tanpa email: minta pemilik mengganti sandinya di Pengaturan › Pengguna. Detail.
Muncul "Incorrect username or password".
Periksa huruf besar/kecil dan tekan Lihat untuk melihat sandi yang diketik. Pastikan Anda membuka alamat toko yang benar (rekapos.com/<alias>) dan akun berstatus Aktif. Pengguna outlet masuk lewat halaman umum toko atau panel outlet, bukan panel pusat.
Tautan lupa sandi tidak datang.
Cek folder Spam/Promosi. Tunggu 60 detik sebelum meminta lagi. Pastikan akun punya email yang benar. Bila "Tautan kedaluwarsa atau sudah dipakai", minta tautan baru.
Saya ingin mengganti alias / alamat toko.
Alias tidak bisa diganti sendiri dari panel. Hubungi tim RekaPOS.
Tiba-tiba keluar sendiri dari akun.
Terjadi bila sandi akun diganti, akun dinonaktifkan, atau sesi 30 hari berakhir. Masuk lagi; bila sandi tidak berlaku, tanyakan pemilik.
Menu & hak akses
Menu yang ada di panduan tidak muncul di toko saya.
Tiga kemungkinan: (1) paket Anda belum mencakupnya, (2) modulnya belum dinyalakan di Layanan & Pengaturan › Modul & add-on, (3) level Anda tidak diberi hak akses. Tanyakan pemilik.
Muncul "Akses ditolak".
Level Anda tidak punya hak ke halaman itu. Pemilik bisa menambahkannya di Pengaturan › Hak Akses.
Muncul "Modul X belum aktif untuk toko ini".
Pemilik perlu menyalakan modulnya di Layanan & Pengaturan › Modul & add-on (di Starter/Standard akan menambah tagihan berikutnya).
Saya tidak bisa menyalakan modul: "hanya bisa diubah oleh pemilik toko".
Saklar modul & add-on hanya untuk level pemilik (Superadmin / Owner Management). Sub-setelan dan Atur per outlet tetap bisa Anda ubah bila punya akses.
Saya tidak bisa mengubah level seorang pengguna.
Anda tidak bisa memberi level di atas level Anda, mengubah pengguna yang levelnya lebih tinggi, atau mengubah level sendiri. Pemilik terakhir juga tidak bisa diturunkan.
Kasir & stok
Barang tidak bisa dijual: stok tidak cukup.
Input pembelian / stok awal barang itu dulu. Bila memang ingin tetap jual, pemilik bisa menyalakan Izinkan stok minus (tidak disarankan karena laporan stok jadi tidak akurat).
Kas tidak bisa ditutup.
Selesaikan / hapus antrian yang belum diproses dan kosongkan keranjang, lalu coba lagi. Kas yang belum dibuka tidak bisa ditutup.
Harga di cabang berbeda dengan di pusat.
Harga jual disimpan per outlet. Mengubah harga di Data Barang hanya memperbarui outlet aktif; ubah harga outlet lain juga bila ingin sama.
Struk tidak tercetak otomatis.
Periksa saklar Cetak struk otomatis di Layanan & Pengaturan › Pengaturan, dan sambungan printer (di aplikasi Android ada tombol tes printer di header).
Data penjualan offline belum masuk ke laporan.
Sambungkan HP ke internet dan buka aplikasi agar antrean terkirim. Nota QRIS Otomatis atau antrian yang sudah dibayar di perangkat lain akan ditolak dan perlu diselesaikan saat online.
Pelanggan sudah bayar QRIS tapi kasir belum lunas.
Tunggu beberapa detik (status dicek tiap 2 detik). Bila layar kasir sudah ditutup, pembayaran itu muncul di Transaksi › Rekonsiliasi setelah 10 menit untuk dikaitkan ke penjualan.
Langganan
Kapan saya ditagih?
Trial 14 hari gratis. Setelah itu pilih paket di menu Langganan. Tagihan per periode = paket + cabang tambahan + add-on di luar paket.
Saya sudah bayar tapi toko belum aktif.
Biasanya aktif dalam hitungan detik setelah pembayaran diterima. Muat ulang halaman. Bila lebih dari 15 menit, hubungi tim RekaPOS dengan bukti bayar.
Bisakah turun paket?
Bisa, tetapi baru setelah masa aktif saat ini berakhir. Data tidak dihapus, hanya menunya disembunyikan.
Kenapa ditagih cabang tambahan padahal saya pilih Standard?
Outlet yang sudah aktif (misalnya dibuat saat trial Pro) melebihi jatah Standard (1 outlet) ikut ditagih. Hapus/nonaktifkan outlet yang tidak dipakai sebelum memilih paket, atau pilih Pro.
Data saya hilang setelah toko tutup?
Tidak. Data tetap tersimpan; setelah aktivasi ulang semuanya kembali seperti semula.
Akuntansi
Transaksi lama tidak bisa diubah: "Periode data ini sudah ditutup".
Periode itu sudah tutup buku. Buka kembali periode tertutup terbaru di Akuntansi › Tutup Buku (wajib alasan), koreksi, lalu tutup lagi.
Tutup buku ditolak.
Periksa: periode harus ditutup berurutan, periode berjalan tidak bisa ditutup, dan tidak boleh ada dokumen yang gagal dijurnal.
Glosarium
- Add-on
- Modul tambahan yang bisa dinyalakan satuan dengan biaya bulanan. Semuanya termasuk di paket Pro.
- Alias / Kode Akun / kode aplikasi
- Nama unik toko di alamat
rekapos.com/<alias>; dipakai juga untuk lupa sandi dan menghubungkan aplikasi Android. - Antrian
- Transaksi kasir yang belum dibayar (mis. pesanan meja). Harus diselesaikan sebelum tutup kas.
- BOM / Resep
- Daftar bahan baku penyusun satu menu. Saat menu terjual, bahan dipotong otomatis dari stok.
- Buku besar
- Rincian mutasi setiap akun dari jurnal.
- COA / Daftar akun
- Daftar akun keuangan (kas, bank, piutang, pendapatan, beban, dll.).
- Hak akses
- Izin per menu (Active, Read, Create, Update, Delete, Download, Upload) untuk satu level.
- HPP
- Harga Pokok Penjualan: modal barang yang terjual.
- Jurnal otomatis
- Catatan debit/kredit yang dibuat sistem dari setiap transaksi (paket Pro / add-on Akuntansi lengkap).
- Kas awal / kas akhir
- Uang di laci saat kas dibuka / ditutup. Selisihnya dicatat sebagai penyesuaian.
- Kartu stok
- Riwayat keluar-masuk stok satu barang.
- Level
- Peran pengguna (Pemilik, Kasir, Finance, dll.) yang menentukan menu dan hak akses.
- Log aktivitas
- Catatan otomatis siapa melakukan apa dan kapan.
- Mode Bayar
- Cara bayar yang tersedia di kasir: tunai, bank, e-wallet, QRIS, dll.
- Neraca
- Laporan posisi harta, utang dan modal pada satu tanggal.
- Non-stok
- Barang/jasa yang dijual tanpa menghitung stok.
- Offline
- Aplikasi Android berjualan tanpa internet, lalu sinkron saat online.
- Outlet / cabang
- Tempat jualan. Toko utama juga dihitung sebagai outlet.
- Panel pusat / panel outlet
- Tampilan untuk pengguna pusat (
/backend) dan pengguna satu outlet (/cabang). - Periode / tutup buku
- Penguncian transaksi satu bulan akuntansi agar laporan tidak berubah.
- Piutang / hutang
- Tagihan ke pelanggan yang belum dibayar / kewajiban ke supplier yang belum dibayar.
- PO (Purchase Order)
- Pesanan pembelian ke supplier sebelum barang datang.
- QRIS Otomatis
- Pembayaran QRIS dinamis yang lunas otomatis tanpa cek mutasi (add-on QRIS kasir).
- Realtime
- Pembaruan langsung ke layar yang sedang terbuka tanpa muat ulang.
- Rekonsiliasi
- Pencocokan pembayaran QRIS yang tidak menjadi penjualan.
- Retur
- Pengembalian barang dari pelanggan (retur jual) atau ke supplier (retur beli).
- Selisih penjualan
- Perbedaan uang yang tercatat sistem dengan uang yang disetor kasir.
- Stok opname
- Penghitungan stok fisik untuk mencocokkan dengan stok di sistem.
- Trial
- Masa coba gratis 14 hari dengan semua fitur.
- Varian
- Turunan barang (ukuran, warna, rasa) dengan harga, barcode dan stok sendiri.