Bab 03

Barang, Stok & Laporan

Bab ini membahas semua yang terjadi "di belakang kasir": mendaftarkan barang, mengisi stok, membeli dari supplier, memesan ke pusat, menghitung stok fisik, mencatat biaya, sampai membaca laporan. Semua menu ada di panel admin (backend) toko Anda: https://rekapos.com/<alias-toko>/backend.

Coba sambil baca. Gambar di bab ini diambil dari toko demo publik (sandi 123456): elektronik (elkadm01), swalayan (admin01) dan chickkie (demopro). Toko elektronik, bengkel, laundry dan barbershop dikembalikan ke kondisi awal setiap malam, jadi aman untuk latihan input. Di akun demo beberapa aksi sengaja dikunci (unggah foto, hapus data master, ubah pengguna).

Siapa bisa apa, di paket apa

Menu yang tampil mengikuti paket toko dan hak akses level pengguna. Paket hanya mengatur menu yang terlihat: data tetap tercatat lengkap di semua paket, jadi saat naik paket semua riwayat langsung terbaca.

Fitur	Paket	Peran yang biasa memakai
Data Barang, Kelompok Barang, Pelanggan, Piutang	Starter ke atas	Pemilik/Admin, Kepala Toko
Laporan Penjualan & Selisih Penjualan	Starter ke atas	Pemilik/Admin, Finance
Biaya Operasional	Starter ke atas	Pemilik/Admin, Finance, Kepala Toko
Stok Awal, Stok Opname, Kartu Stok, Konversi Barang	Standard ke atas	Kepala Toko, Operasional (gudang)
Supplier, Pembelian, Retur Pembelian, Hutang	Standard ke atas	Operasional, Finance
Semua laporan (inventory, kas kasir, per barang, dll.)	Standard ke atas	Pemilik/Admin, Finance
Purchase Order (pesan ke pusat)	Pro atau add-on	Kepala Toko outlet, Operasional pusat
Rak Barang	Pro atau add-on	Operasional (gudang)
Varian, Paket barang, Resep/BOM	Pro atau add-on	Pemilik/Admin
Rekonsiliasi QRIS ("Cek Pembayaran QRIS")	add-on QRIS kasir	Pemilik/Admin, Finance
Laporan Meja, kolom Meja & Jenis di laporan penjualan	add-on Meja & antrian	Pemilik/Admin

Aturan

Hak akses diatur per tombol (lihat, tambah, ubah, hapus, unduh) di Pengaturan › Hak Akses. Kalau tombol Tambah atau tombol ekspor tidak muncul, level Anda memang tidak diberi hak itu. Halaman yang tidak boleh dibuka menampilkan 403 · Akses ditolak.
Nama menu bisa sedikit berbeda antar toko (misalnya "Rtr Pembelian Kredit" di toko lama = "Penyelesaian Retur Beli" di toko baru). Isinya sama.
Akun Pusat melihat semua outlet; akun outlet hanya melihat data outletnya sendiri.

Kelompok Barang

Untuk apa: mengelompokkan barang (Minuman, Sparepart, Bahan Baku, dst.). Kelompok dipakai untuk menyaring di kasir, di order online, di laporan, dan untuk mengatur barang mana yang boleh dipesan lewat Purchase Order.

Starter+ Pemilik/Admin Menu: Barang › Kelompok Barang.

Daftar Kelompok Barang dengan kolom Kode, Nama, Status dan Bisa di-PO — Daftar kelompok. Kolom **Bisa di-PO** menunjukkan kelompok yang barangnya muncul di pilihan Purchase Order.

Klik Tambah. Kode terisi otomatis (KB-…), boleh dibiarkan.
Isi Nama dan pilih Status Aktif.
Pilih Ikon kategori untuk halaman order online, atau biarkan Otomatis (ikon ditebak dari nama).
Atur saklar di bagian Pengaturan lalu klik Simpan.

Form Tambah Kelompok Barang dengan ikon kategori dan saklar Bisa di-PO — Form Tambah Kelompok Barang. Saklar **Bisa di-PO** ada di bagian Pengaturan.

Saklar	Bawaan	Kalau dimatikan
Bisa di-PO	Nyala	Barang di kelompok ini tidak muncul di pilihan barang Purchase Order. Cocok untuk menu jadi/paket (Makanan, Minuman, Paket) yang tidak dipesan ke pusat.
Tampil di Kasir Pro	Nyala	Semua barang di kelompok ini disembunyikan dari kasir & aplikasi, tetapi tetap bisa dibeli, di-opname dan punya stok. Pas untuk kelompok Bahan Baku. Barang baru di kelompok itu otomatis ikut tersembunyi.

Aturan

Kode dan Nama kelompok wajib diisi dan tidak boleh kembar.
Induk varian dan induk paket tidak pernah bisa di-PO, apa pun saklarnya. Yang dipesan adalah varian/isi paketnya.

Bahan baku tidak muncul di PO? Cek kelompoknya: saklar Bisa di-PO harus nyala. Bahan baku tidak harus "dijual" untuk bisa dipesan.

Data Barang & Jasa

Untuk apa: daftar semua yang Anda jual: barang berstok (punya jumlah fisik), barang tanpa stok (jasa, ongkos servis, menu racikan), bahan baku dan paket. Barang yang dibuat di Pusat otomatis tersalin ke semua outlet dengan harga dan pajak yang sama.

Starter+ Pemilik/Admin Kepala Toko Menu: Barang › Data Barang.

Daftar Data Barang dengan tab Dengan Stok dan Tanpa Stok — Daftar barang. Tab **Dengan Stok** / **Tanpa Stok** (plus **Bahan Baku** & **Paket** bila modulnya aktif). Ikon aksi per baris: lihat, ubah, inventory (lot stok), dan stok minimum.

Menambah barang

Form tambah barang terdiri dari 2 langkah: Produk lalu Harga & Pajak.

Langkah 1 form Tambah Barang: kode, kelompok, nama, satuan, barcode, foto — Langkah 1 · Produk: identitas barang (kode, kelompok, nama, satuan, barcode) dan foto, sebelum lanjut ke harga.

Klik Tambah di Data Barang.
Kode Barang terisi otomatis (B-…). Boleh diganti dengan kode Anda sendiri, misalnya KBL-USB-C1.
Pilih Kelompok Barang (ketik untuk mencari), isi Nama dan Satuan (PCS, BTL, KG…; otomatis disimpan huruf besar).
Isi Barcode bila barang punya barcode pabrik. Kosongkan bila tidak ada. Di aplikasi Android ada tombol pindai.
(Opsional) Tambahkan foto: lihat Foto barang.
(Opsional) Barang ini DUS/PACK berisi barang lain dan stok DUS-nya ingin dihitung sendiri? Di bagian Jenis barang pilih Kemasan berisi barang lain, lalu pilih barang isinya dan isi per kemasan (lihat Kemasan & Konversi Barang). Barang biasa: biarkan Barang satuan biasa.
Klik Lanjut: Harga & Pajak. Kalau ada isian wajib yang kosong, muncul pesan merah "Lengkapi dulu: …".
Di langkah 2, centang Tanpa Stok bila ini jasa/menu tanpa stok. Isi Harga Jual Tanpa Pajak dan Diskon bila ada.
Bila barang kena pajak, klik Tambah Pajak dan pilih pajaknya (persen dari harga setelah diskon, atau nominal).
Periksa Harga Jual (dihitung otomatis), lalu klik Simpan.

Langkah 2 form Tambah Barang: Tanpa Stok, harga jual tanpa pajak, diskon, pajak, harga jual — Langkah 2 · Harga & Pajak. **Harga Jual** = (Harga Jual Tanpa Pajak − Diskon) + Nominal Pajak, dihitung otomatis.

Isian	Arti	Wajib?
Kode Barang	Kode internal. Dipakai di laporan dan pencarian.	Ya
Kelompok Barang	Kategori barang.	Ya
Nama	Nama yang tampil di kasir, struk dan order online. Harus unik.	Ya
Satuan	Satuan jual terkecil.	Ya
Barcode	Untuk scan di kasir.	Tidak
Deskripsi	Tampil di halaman order online (maks. 300 huruf).	Tidak
Tanpa Stok	Centang untuk jasa/menu yang tidak dihitung stoknya. Muncul isian Harga Pokok untuk menghitung laba.	-
Harga Jual Tanpa Pajak, Diskon	Harga dasar dan potongan per barang.	Ya (harga)
Berat (Gr)	Hanya muncul bila toko memakai modul jual per berat.	-

Foto barang: pilih, potong, putar

Kotak foto muncul bila setelan Tampilkan gambar produk aktif. Tarik foto ke kotak atau klik Pilih foto. Editor Atur foto langsung terbuka.

Editor Atur foto dengan pilihan rasio 1:1, 4:3, 16:9, Bebas dan tombol putar, balik, zoom — Editor **Atur foto**: pilih rasio (1:1 disarankan untuk kasir), geser untuk memindah, cubit/scroll untuk zoom, tombol putar dan balik di kanan. Klik **Pakai foto**.

Pilih rasio 1:1 agar foto rapi di kartu menu kasir dan order online.
Geser/zoom sampai barang berada di tengah, putar bila foto miring.
Klik Pakai foto. Kotak berubah menjadi "Foto baru · siap disimpan" dengan tombol Ganti foto, Atur (edit ulang) dan Batalkan.
Foto baru benar-benar tersimpan setelah Anda menekan Simpan di form barang.

Foto diperkecil otomatis (lebar sekitar 500 px), jadi foto HP besar pun aman diunggah. Foto yang terang dengan latar polos terlihat paling bagus di layar kasir.

Melihat detail barang

Detail barang: kelompok, barcode, satuan, status stok, harga, pajak, user input — Klik ikon mata untuk melihat detail: harga, diskon, pajak, status stok, dan siapa yang terakhir mengubah.

Harga jual, diskon, harga per outlet

Harga Pusat berlaku untuk semua outlet saat barang dibuat.
Harga per outlet: outlet boleh punya harga sendiri lewat Update Harga di panel outlet (Harga Tanpa Pajak, Diskon, Pajak, Harga Jual). Kode, nama, satuan dan barcode tetap dikunci dari Pusat.
Harga grosir / harga bertingkat per jumlah: RekaPOS belum punya harga otomatis per jumlah beli. Cara yang dipakai toko: buat Konversi Barang dengan satuan besar (DUS, PAK, LUSIN) dan harga sendiri, atau beri diskon per barang / diskon total transaksi di kasir.

Harga pokok lebih besar dari harga jual? Form menampilkan peringatan merah "Tetap menyimpan akan membuat pendapatan minus!". Di toko yang mengaktifkan setelan pengamannya, simpan langsung ditolak.

Stok minimum

Batas jumlah stok untuk pengingat belanja ulang. Klik ikon Update Stok Minimum di baris barang, isi angkanya (bilangan bulat), klik Simpan.

Varian, Paket dan Resep (singkat)

Pro atau add-on, dan saklarnya harus dinyalakan di Konfigurasi.

Varian (chip + varian di nama barang): ukuran/warna/rasa. Tiap varian adalah barang sendiri dengan harga, barcode dan stok sendiri.
Paket (tab Paket): combo berisi isi tetap + pilihan, dengan harga paket sendiri.
Resep/BOM (chip + resep): bahan dipotong otomatis saat menu terjual, atau lewat Produksi untuk barang setengah jadi.

Aturan barang

Wajib: Kode, Nama, Kelompok, Satuan, Harga Jual. Nama barang tidak boleh kembar: muncul pesan "Data … telah digunakan".
Gunakan kode dan barcode yang berbeda untuk tiap barang. Sistem tidak selalu menolak kode kembar, tetapi kode kembar membuat pencarian dan laporan membingungkan.
Barang yang dihapus hanya disembunyikan; riwayat penjualan dan stoknya tetap ada di laporan.
Mengubah harga hanya berlaku untuk transaksi berikutnya. Nota lama tidak berubah.

Kemasan & Konversi Barang (DUS berisi PCS)

Untuk apa: mencatat barang yang dijual atau disimpan dalam kemasan berisi barang lain, misalnya 1 DUS Mie Goreng = 40 PCS Mie Goreng atau 1 DUS Air Mineral = 24 BTL. Kemasan adalah barang sendiri dengan kode, barcode, harga dan stok sendiri: stok 3 DUS dan stok 120 PCS dihitung terpisah.

Standard+ Pemilik/Admin Menu: Barang › Konversi Barang (ringkasan semua kemasan), atau langsung di Barang › Data Barang lewat bagian Jenis barang. Keduanya mengisi data yang sama.

Kemasan atau Satuan lain? Pilih salah satu

	Kemasan (Konversi Barang)	Satuan lain (Multi Satuan)
Stok	Terpisah: 3 DUS dan 120 PCS	Satu stok PCS: beli 5 DUS = +200 PCS, jual 1 DUS = −40 PCS
Di mana diatur	Data Barang › Jenis barang = Kemasan berisi barang lain, atau Barang › Konversi Barang › Buat kemasan	Data Barang › bagian Satuan lain pada barang PCS (saklar Multi Satuan harus nyala)
Pindah stok	Manual lewat Pecah (1 DUS → 40 PCS) / Gabung di halaman Konversi Barang	Tidak perlu, otomatis
Cocok untuk	DUS disimpan/dijual utuh, dihitung saat opname per DUS, dibuka sesekali	DUS hanya cara beli dari supplier atau cara jual grosir. Cukup untuk kebanyakan toko.

Ragu? Mulai dengan Satuan lain. Buat kemasan hanya bila Anda memang ingin tahu "berapa DUS yang masih utuh" terpisah dari PCS eceran.

Membuat kemasan

Form Tambah Kemasan Barang: Jenis barang Kemasan, berisi Charger Fast Charging 25W USB-C, 1 DUS = 24 PCS, kalimat pratinjau — Langkah Produk dengan **Jenis barang: Kemasan berisi barang lain**. Setelah barang isi dipilih lewat **Cari**, kartu info barangnya muncul; isi per kemasan & nama kemasan (DUS) membentuk kalimat pratinjau, nama & kelompok terisi otomatis.

Pastikan barang isinya (satuan terkecil, mis. Mie Goreng PCS) sudah ada di Data Barang dan merupakan barang ber-stok.
Buka Barang › Konversi Barang lalu klik + Buat kemasan (atau Data Barang › Tambah, lalu di Jenis barang pilih Kemasan berisi barang lain).
Di Berisi barang, klik Cari dan pilih barang isinya. Kartu info barang terpilih muncul di bawahnya.
Pilih nama kemasan (DUS, PACK, BOX, RENTENG, LUSIN, KARTON…; mengisi kolom Satuan) lalu isi Isi per kemasan: 1 DUS = 40 PCS.
Periksa kalimat pratinjau, mis. "1 DUS = 40 PCS Mie Goreng. Tampil di kasir & pembelian sebagai 'Mie Goreng DUS'. Harga 40 × PCS = Rp 100.000". Nama barang terisi otomatis (Mie Goreng DUS) dan boleh diganti.
Lengkapi kode/barcode DUS bila ada, klik Lanjut: Harga & Pajak, isi harga jual per DUS (boleh lebih murah dari 40 × harga PCS sebagai harga grosir), lalu Simpan.

Kelompok barang kemasan otomatis mengikuti barang isinya. Stok kemasan baru mulai 0; isi lewat Pembelian, Stok Awal, atau Gabung (40 PCS → 1 DUS).

Halaman Konversi Barang

Halaman ini hanya menampilkan pasangan kemasan, satu baris per kemasan, dibaca dari kiri ke kanan: 1 DUS Mie Goreng DUS (stok 3, Rp 95.000) ⇄ isi 40 ⇄ 40 PCS Mie Goreng (stok 120, Rp 2.500/PCS). Barang yang tidak punya kemasan tidak ikut tampil. Label hemat …% muncul bila harga DUS lebih murah daripada isi × harga PCS; (cukup 3 DUS) menunjukkan berapa DUS bisa digabung dari stok PCS.

Pecah: buka kemasan, mis. 1 DUS → 40 PCS. Gabung: kebalikannya. Tombol aktif bila stoknya cukup dan saklar Multi Satuan menyala; nilai persediaan (HPP) ikut pindah dan tercatat di kartu stok kedua barang. Lihat Pecah Satuan.
Ubah: membuka form barang kemasan (sama dengan Data Barang).
⋯: detail, lot stok, stok minimum, rak (bila add-on Rak aktif), kemasan lain dari barang yang sama (mis. PACK isi 5), dan Hapus kemasan.
Kotak Cari mencari nama/kode/barcode kemasan maupun barang isinya, dan satuan (mis. "DUS").

Di Data Barang, barang kemasan diberi label kemasan · 40 PCS dan barang isinya diberi label dikemas · DUS 40. Form barang isi menampilkan Dikemas sebagai: DUS isi 40 PCS (Mie Goreng DUS).

Pecah & Gabung (Pecah Satuan)

Tersedia bila Multi Satuan dinyalakan di Layanan & Pengaturan › Pengaturan › Stok & HPP. Klik Pecah atau Gabung di baris kemasan, isi jumlah kemasan, lalu simpan. Riwayat (nomor PS-…) dan tombol Batalkan ada di Barang › Pecah Satuan; pembatalan hanya bisa selama hasilnya belum terpakai/terjual.

Aturan kemasan

Barang isi wajib dipilih lewat Cari, harus barang ber-stok, bukan kemasan juga (tidak boleh berantai, mis. KARTON berisi DUS berisi PCS) dan bukan induk varian. Barang tidak bisa berisi dirinya sendiri.
Barang kemasan harus ber-stok. Barang yang sudah menjadi barang isi kemasan lain tidak bisa dijadikan kemasan.
Isi minimal 2. Nama kemasan harus berbeda dari satuan barang isi dan dari kemasan lain barang isi yang sama (satu barang isi bisa punya DUS dan PACK).
Setelah kemasan punya stok/transaksi di outlet mana pun, barang isi & jumlah isi dikunci (juga tidak bisa dilepas jadi barang biasa). Kalau isinya berubah, buat kemasan baru.
Hapus kemasan hanya bila stok kemasan 0 di semua outlet. Barang isinya tidak berubah; riwayat penjualan & kartu stok tetap ada di laporan.

Stok Awal

Untuk apa: memasukkan jumlah stok yang sudah ada di rak saat Anda mulai memakai RekaPOS, lengkap dengan harga pokoknya.

Standard+ Kepala Toko Operasional Menu: Barang › Stok Awal.

Daftar Stok Awal Barang, hanya barang yang belum pernah bertransaksi — Daftar Stok Awal hanya berisi barang yang **belum pernah bertransaksi**. Klik + di kolom Aksi.

Klik + pada barang.
Isi Harga Pokok (harga beli per satuan) dan Qty Stok Awal (bilangan bulat, minimal 1). Nilai Persediaan = harga pokok × qty tampil otomatis.
Klik Simpan Stok. Kartu stok mencatat baris "Stok Awal".

Aturan

Begitu barang punya transaksi apa pun (dijual, dibeli, di-opname), barang itu hilang dari daftar Stok Awal. Tambahan stok setelahnya lewat Pembelian atau Stok Opname.
Isi stok awal sebelum kasir mulai berjualan.

Rak Barang

Untuk apa: mencatat lokasi simpan barang (Lantai › Rak › Kolom) supaya mudah dicari saat mengambil barang atau opname. Rak tidak mengubah stok, harga, atau jurnal.

Pro / add-on Rak Operasional Menu: Barang › Pengaturan Rak.

Halaman Rak Barang: pohon rak di kiri, daftar barang di kanan, ringkasan jumlah di atas — Kiri: pohon rak (Gudang › Gudang I › Rak G1 …). Kanan: barang di rak terpilih. Atas: jumlah rak, barang di outlet, sudah/belum punya rak.

Klik Rak baru, beri nama (maks. 30 huruf). Untuk sub-rak, buka menu rak induk lalu pilih Sub-rak.
Pilih Belum ada rak di kiri untuk melihat barang yang belum ditempatkan.
Seret barang ke rak tujuan untuk memindahkan. Tahan Ctrl saat melepas untuk menaruh juga (barang tercatat di dua rak). Di HP: tekan-tahan 0,4 detik lalu seret.
Seret rak ke rak lain untuk menjadikannya sub-rak.

Aturan

Rak bernama Gudang adalah rak bawaan untuk barang baru: tidak bisa diganti nama atau dihapus (ikon gembok).
Menghapus rak tidak menghapus barang: barangnya pindah ke rak induk, atau menjadi "belum ada rak".
Satu barang boleh ada di lebih dari satu rak. Rak berlaku per outlet.

Supplier

Standard+ Operasional Finance Menu: Pengaturan › Master Data › Data Supplier.

Klik Tambah. Kode (SP-…) terisi otomatis.
Isi Nama, Alamat, Provinsi, Kota, Email, Telepon, pilih Status Aktif. Semua isian wajib.
Klik Simpan. Supplier langsung bisa dipilih di Pembelian.

Tidak tahu email supplier? Isi email toko Anda sendiri agar form bisa disimpan; yang penting nama dan telepon benar.

Pembelian dari supplier

Untuk apa: mencatat barang masuk dari supplier. Setiap pembelian menambah stok, mencatat harga pokok per lot, dan bila dibayar cicil membuat hutang.

Standard+ Operasional Finance Menu: Transaksi › Pembelian.

Daftar Pembelian dengan kolom Cara Bayar dan Pelunasan — Daftar pembelian. **Cara Bayar**: Lunas / Angsur. **Pelunasan**: Lunas / Belum Lunas. Klik ⊞ untuk melihat isi barang.

Form pembelian punya 3 langkah:

1 · Supplier & Faktur→2 · Barang→3 · Biaya & Pembayaran

Langkah 1 pembelian: supplier terpilih dengan kartu Info supplier (alamat, email, telepon) dan data faktur — Langkah 1. Pilih supplier dengan tombol **Cari**; kartu **Info supplier** di bawahnya menampilkan alamat, email dan telepon. Lalu isi penanggung jawab, nomor dan tanggal faktur.

Klik Tambah. No Pembelian (PB-…) terisi otomatis.
Klik Cari di Data Supplier, ketik nama atau kode supplier di kotak cari, lalu klik barisnya (atau tombol Pilih). Periksa kartu Info supplier yang muncul di bawah kolom; salah pilih → klik Ganti. Isi Nama Penanggung Jawab (yang menerima barang).
Isi Tanggal Faktur dan No Faktur sesuai nota supplier. Diskon Pembelian hanya muncul bila modul Diskon total aktif.
Klik Lanjut: Barang, lalu Tambah Pembelian untuk setiap barang: pilih barang, isi Harga Pokok (harga beli per satuan) dan Quantity.
Klik Lanjut: Biaya & Pembayaran. Tambahkan Biaya Lain (ongkir, dll.) bila ada.
Pilih cara bayar: Lunas atau Angsur. Untuk Angsur, isi Uang Muka (boleh 0) dan jatuh tempo.
Periksa Total Pembelian, lalu Simpan.

Langkah 2 pembelian: daftar barang pembelian dan ringkasan total — Langkah 2. Tabel barang dan ringkasan: Harga Barang, Diskon Barang, Pajak, Biaya Lain, Diskon Pembelian, **Total Pembelian**.

Daftar pilih (tombol Cari) & kartu info

Semua kolom yang diisi lewat tombol Cari di panel pusat dan outlet (supplier, pelanggan, barang, akun keuangan, outlet tujuan PO, dll.) memakai daftar pilih yang sama.

Daftar pilih Data Supplier: kotak cari di atas, info 1–3 dari 3, satu kolom nomor, baris tersorot dan tombol Pilih di ujung baris — Daftar pilih **Data Supplier**. Baris yang disorot bisa langsung diklik.

Kotak cari Langsung aktif saat daftar terbuka. Ketik nama (atau kode) lalu tunggu sebentar / tekan Enter; pencarian memeriksa semua halaman data, bukan hanya yang tampil. Bila nama tidak ditemukan, sistem mencoba mencocokkan kode.
Info jumlah Mis. "1–3 dari 3": baris yang tampil dari total data. Lebih dari satu halaman → pindah halaman di bawah tabel.
Saring per kolom Kotak kecil di bawah judul kolom untuk menyaring kolom tertentu (alamat, telepon, harga…). Di HP disembunyikan; pakai kotak cari.
Pilih Klik baris mana saja atau tombol Pilih. Dengan keyboard: ↓ dari kotak cari ke baris, ↑/↓ pindah baris, Enter memilih. Di HP setiap baris tampil sebagai kartu dengan tombol Pilih selebar kartu.
Kartu info Setelah dipilih, di bawah kolom muncul kartu ringkas, mis. supplier/pelanggan: alamat, email, telepon (pelanggan juga poin); barang: kelompok, satuan, harga; akun: saldo & saldo normal; outlet: pemilik & kontak. Kartu juga tampil saat form dibuka untuk diubah. Ganti membuka daftar lagi; × (hanya kolom yang tidak wajib, mis. filter laporan) mengosongkan pilihan.

Kartu info hanya tampilan; yang disimpan tetap data yang Anda pilih (kode | nama di kolom). Kasir memakai pencarian pelanggan & barang sendiri (lihat Bab 02).

Apa yang terjadi setelah Simpan

Stok naik. Setiap baris barang menjadi satu lot dengan harga pokoknya sendiri. Saat barang keluar (dijual, diretur, dipakai resep) lot terlama dipakai lebih dulu (FIFO), jadi laba memakai harga pokok yang sebenarnya.
Kartu stok mencatat baris "Pembelian" dengan nomor PB.
Angsur → muncul hutang ke supplier sebesar Total − Uang Muka (lihat Hutang supplier).
Toko dengan Akuntansi lengkap: jurnal pembelian dibuat otomatis (lihat Bab 04).

Aturan

Wajib: supplier, nomor faktur, tanggal faktur, cara bayar, dan minimal satu barang ("List pembelian barang tidak boleh kosong").
Untuk Angsur, Uang Muka tidak boleh sama dengan atau lebih besar dari total pembelian (kalau sudah dibayar penuh, pilih Lunas).
Harga Pokok diisi per satuan, bukan total baris.

Retur pembelian

Barang rusak/salah kirim dikembalikan ke supplier lewat Transaksi › Retur Pembelian (2 langkah: Informasi Retur → Barang Diretur). Pilih pembelian asal, lalu tentukan per barang berapa yang ditukar (supplier mengganti barang) dan berapa yang dikembalikan (supplier mengembalikan uang). Jumlah tukar + kembali tidak boleh melebihi qty yang dibeli.

Saat barang pengganti atau uang benar-benar diterima, catat di Penyelesaian Retur Beli (di toko lama: Rtr Pembelian Kredit): isi Jumlah Ditukarkan / Jumlah Dikembalikan. Status menunjukkan kemajuan, misalnya "1/2 · sisa 1" lalu "Selesai 2/2".

Purchase Order (pesan barang ke pusat)

Untuk apa: outlet memesan barang ke Pusat (gudang pusat atau dapur pusat). Pusat meninjau, mengirim, lalu outlet menerima. Alur ini juga yang dipakai untuk memindahkan barang dari Pusat ke outlet.

Pro / add-on Purchase Order Kepala Toko outlet Operasional pusat Menu: Transaksi › Purchase Order.

Form Tambah Purchase Order langkah 1: nomor PO, tanggal, nomor faktur, data cabang, penanggung jawab — Form PO 3 langkah: **Data PO** → **Pilih Barang** → **Biaya & Ringkasan**. Tautan *ganti* di kanan atas menukar tampilan pilih barang (tabel / kotak bergambar "Semi POS").

Status	Arti	Siapa yang bertindak
Draft	PO disimpan, belum dikirim ke pusat.	Outlet (masih bisa diubah)
Pengajuan Order	PO dikirim ke pusat.	Outlet
Peninjauan	Pusat sedang memeriksa.	Pusat
Pengiriman	Pusat menekan Kirim Purchase Order. Stok pusat berkurang; di outlet tampil "Blm Diterima".	Pusat
Diterima	Outlet menekan Terima Order. Pembelian outlet tercatat dan stok outlet naik.	Outlet

Outlet: Tambah PO, isi Data PO (nomor otomatis, penanggung jawab otomatis = pemilik outlet), pilih barang dan jumlah, lalu simpan sebagai Pengajuan Order.
Pusat: buka PO, periksa, lalu klik Kirim Purchase Order. Sistem mencatat penjualan Pusat → outlet (stok pusat turun) dan menyiapkan draf pembelian di outlet.
Outlet: setelah barang datang, buka PO dan klik Terima. Pembelian outlet tercatat, stok outlet naik, kartu stok mencatat "Pembelian".

Aturan

PO sendiri tidak mengubah stok; stok bergerak saat Pusat mengirim dan saat outlet menerima.
Pusat hanya bisa mengirim barang yang stoknya cukup.
Penerimaan dilakukan sekali untuk seluruh isi PO. Kalau barang datang kurang, catat kekurangannya (mis. lewat retur atau PO baru) setelah diterima.
Barang hanya muncul di pilihan PO bila kelompoknya Bisa di-PO.
Tombol Template dokumen di daftar PO dipakai untuk dokumen cetak PO; PO yang sudah dikirim bisa dicetak ulang ("Cetak PO").

Transfer / mutasi barang antar outlet

RekaPOS tidak punya menu "mutasi stok" terpisah. Perpindahan barang dari Pusat ke outlet dilakukan lewat Purchase Order: outlet memesan, Pusat mengirim, outlet menerima. Dengan cara ini stok pusat berkurang dan stok outlet bertambah dengan harga pokok yang jelas, dan keduanya tercatat di kartu stok masing-masing.

Jangan "memindahkan" barang dengan opname minus di satu outlet dan opname plus di outlet lain. Nilai persediaan dan laporan selisih jadi tidak akurat. Pakai alur PO.

Simulasi: barang masuk dari pesan sampai hutang

Contoh: Outlet Dago memesan 20 mouse ke Pusat, lalu Pusat membeli stok baru dari supplier secara angsur. Tekan tombol putar/jeda untuk mengulang.

Ringkasnya: PO tidak mengubah stok, Kirim mengurangi stok pusat, Terima menambah stok outlet, dan Pembelian Angsur menambah stok sekaligus membuat hutang.

Hutang supplier

Hutang terbentuk otomatis dari pembelian Angsur. Di mana Anda membayarnya tergantung paket:

Standard menu Keuangan › Hutang: daftar hutang per supplier dengan Nilai Hutang dan Sisa Hutang. Ikon uang = Pembayaran (catat cicilan), ikon printer = kwitansi, ikon dokumen = riwayat pembayaran. Tambah Hutang untuk hutang lama yang dicatat manual: supplier & akun dipilih lewat Cari (daftar pilih), kartu info menampilkan kontak supplier dan saldo akun.
Pro / add-on Akuntansi: menu Akuntansi › Utang, lengkap dengan umur utang dan bayar banyak tagihan sekaligus (lihat Bab 04).

Daftar Hutang paket Standard dengan nilai dan sisa hutang — Keuangan › Hutang (paket Standard). Baris dengan sisa 0 sudah lunas; tombol bayar tidak muncul lagi.

Klik ikon Pembayaran di baris hutang.
Isi nominal yang dibayar dan tanggalnya, lalu simpan. Sisa hutang berkurang.
Cetak kwitansi bila perlu bukti untuk supplier.

Aturan

Pembayaran tidak boleh melebihi sisa hutang.
Di paket Pro, retur pembelian ke supplier yang masih punya hutang otomatis mengurangi sisa utangnya (urut dari tagihan terlama).

Stok Opname (hitung stok fisik)

Untuk apa: mencocokkan stok di sistem dengan hitungan fisik di rak. Selisihnya langsung diterapkan ke stok dan nilai persediaan.

Standard+ Kepala Toko Operasional Menu: Transaksi › Stok Opname.

Klik Tambah. Langkah 1 Informasi Opname: No Transaksi (otomatis SO-…) dan Keterangan (mis. "opname akhir bulan rak aksesoris").
Klik Lanjut: Barang Opname, lalu Tambah Barang.
Klik Cari, pilih barang. Stok Akhir (stok menurut sistem) terisi sendiri.
Isi Stok Opname = hasil hitung fisik. Selisih dan Jumlah (nilai rupiah) dihitung otomatis, dan panel Inventory digunakan menunjukkan lot yang terkena.
Klik Simpan di jendela barang. Ulangi untuk barang lain.
Periksa Total Opname, lalu Simpan opname.

Langkah 2 opname: daftar barang opname kosong dan tombol Tambah Barang — Langkah 2: daftar barang yang dihitung.

Tambah Barang Opname: stok akhir 29, stok opname 27, selisih -2, jumlah -110.000 — Sistem 29, fisik 27 → Selisih −2, Jumlah −Rp110.000 (2 × harga pokok lot Rp55.000).

Aturan

Selisih tidak boleh 0: barang yang cocok tidak perlu dimasukkan.
Stok opname tidak boleh minus, dan daftar barang tidak boleh kosong.
Tidak ada langkah persetujuan: begitu disimpan, stok langsung berubah. Periksa dulu sebelum Simpan.
Selisih dihitung per lot dengan harga pokok lot itu. Kalau lot jadi minus, simpan ditolak ("Stok Barang … minus silahkan cek kembali stok inventory").

Lakukan opname saat toko tutup atau kasir berhenti sebentar. Penjualan yang terjadi di tengah hitungan membuat "Stok Akhir" bergeser dan selisihnya jadi salah.

Simulasi: opname dengan selisih

Kartu Stok

Untuk apa: melacak setiap gerakan satu barang: dari mana masuk, ke mana keluar, dan saldo setelahnya. Ini tempat pertama untuk menjawab "kok stoknya segini?".

Standard+ Menu: Laporan › Kartu Stok.

Report Kartu Stok: no transaksi, barang, keterangan, masuk, keluar, saldo, tanggal, cabang — Kolom Keterangan menunjukkan sumbernya: Penjualan, Pembelian, Stok Awal, Stok Opname, Retur Penjualan, dst.

Pilih barang di filter kolom Barang.
Atur rentang di filter Tanggal dan pilih Cabang bila punya banyak outlet.
Baca dari bawah ke atas (terlama → terbaru). Saldo tiap baris = saldo sebelumnya + Masuk − Keluar.

Pelanggan & Piutang

Starter+ Menu: Pengaturan › Master Data › Data Pelanggan.

Daftar Data Pelanggan — Daftar pelanggan. Kode `CS-…` terisi otomatis saat menambah.

Tambah pelanggan: Kode (otomatis, tidak boleh kembar: "Kode pelanggan sudah dipakai."), Nama, Alamat, Kota, Email, Telepon, Status.
Piutang muncul otomatis saat penjualan dibayar sebagian/kredit di kasir (kolom Pelunasan "Belum Lunas" di laporan penjualan).
Standard bayar piutang di Keuangan › Piutang: ikon Pembayaran, riwayat, dan kwitansi, sama seperti hutang. Piutang lama dicatat dengan Tambah Piutang: pelanggan dipilih lewat Cari; kartu Info pelanggan (alamat, email, telepon, poin) membantu memastikan orangnya benar.
Pro pakai Akuntansi › Piutang: umur piutang, terima pembayaran untuk banyak nota sekaligus (Bab 04).

Aturan

Untuk penjualan kredit, selalu pilih pelanggan yang terdaftar supaya piutangnya jelas milik siapa.
Pembayaran piutang tidak boleh melebihi sisa tagihan.

Biaya Operasional

Untuk apa: mencatat pengeluaran harian toko seperti listrik, gaji, plastik, sewa, ongkir, supaya laba yang dilaporkan sudah dipotong biaya. Anda cukup memilih jenis biaya; akun akuntansinya dipilih otomatis.

Starter+ Pemilik/Admin Finance Menu: Transaksi › Biaya Operasional (di toko lama: Operasional).

Daftar biaya operasional dengan total biaya sesuai filter — Judul menampilkan **Total biaya (sesuai filter)**; biaya yang dibatalkan tidak dihitung.

Form Tambah biaya operasional: jenis biaya, tanggal, nominal, dibayar dari, catatan — Form Tambah biaya operasional.

Klik Tambah, pilih Jenis biaya.
Isi Tanggal, Nominal (Rp), pilih Dibayar dari: Tunai (kas) atau Transfer bank.
Tulis Catatan (mis. "Token listrik Oktober") lalu Simpan.

Kelompok	Jenis biaya
Operasional toko	Listrik; Air (PDAM/galon); Gas & bahan bakar; Bahan habis pakai (es, plastik, tisu); Kemasan; Sewa tempat; Perawatan & perbaikan; Kebersihan & sampah; Keamanan & parkir; Peralatan kecil
Karyawan	Gaji & upah; Lembur & bonus; Uang makan & konsumsi; Seragam & perlengkapan
Komunikasi & transport	Internet & wifi; Pulsa & telepon; Transport & bensin; Ongkos kirim & kurir
Pemasaran	Promosi & iklan; Komisi (ojol, reseller, marketplace); Cetak brosur & spanduk
Administrasi & pajak	Alat tulis & printer; Perizinan & jasa profesional; Pajak & retribusi; Biaya admin bank; Langganan aplikasi
Lainnya	Iuran, sumbangan & sosial; Lain-lain

Aturan

Nominal minimal Rp1. Tanggal tidak boleh di masa depan dan tidak boleh lebih dari sekitar 400 hari ke belakang.
Ubah boleh selama belum dibatalkan; catatan lama dibalik lalu dicatat ulang otomatis.
Batalkan (hanya pemilik/admin) wajib alasan minimal 5 huruf. Baris tidak dihapus, tetapi ditandai "Dibatalkan … oleh … — alasan" dan tidak dihitung lagi di total dan laporan.
Outlet hanya melihat biaya outletnya; Pusat melihat semua.

Jangan catat pembelian barang dagangan sebagai biaya operasional. Barang dagangan masuk lewat Pembelian agar stok dan harga pokoknya ikut tercatat.

Rekonsiliasi QRIS ("Cek Pembayaran QRIS")

Untuk apa: memastikan setiap pembayaran QRIS yang masuk benar-benar menjadi penjualan. Contoh kasus: pelanggan sudah scan dan bayar, tetapi kasir menutup layar lalu mencatat penjualan sebagai tunai.

add-on QRIS kasir Pemilik/Admin Finance Menu: Transaksi › Rekonsiliasi. Angka merah di menu = jumlah pembayaran yang perlu dicek.

Halaman Cek Pembayaran QRIS dengan banner status, penjelasan cara kerja, dan tab Perlu dicek, Semua pembayaran, Sudah ditangani — Banner hijau = semua beres. Tab: **Perlu dicek**, **Semua pembayaran**, **Sudah ditangani**.

Yang muncul di Perlu dicek hanya QR yang sudah lunas lebih dari 10 menit tetapi belum menjadi penjualan. Untuk tiap QR, jawab pertanyaan "Apa yang terjadi dengan pembayaran ini?":

Pilihan	Kapan dipakai	Catatan
Penjualannya sudah dicatat dengan cara bayar lain	Kasir sudah menyimpan penjualan tapi sebagai tunai/non tunai lain.	Pilih nomor penjualannya (sistem memberi saran). Penjualan harus lunas, bukan kredit, belum terhubung QR lain, nominal QR ≤ total penjualan, selisih waktu ≤ 7 hari. Bila shift sudah ditutup, Anda ditanya apakah uang kasir diganti dari laci.
Penjualannya belum dicatat	Penjualan memang belum dibuat.	Hanya petunjuk: catat dulu penjualannya di kasir, lalu kembali dan pilih opsi pertama.
Uangnya sudah dikembalikan tunai ke pelanggan	Pelanggan batal, uang diganti tunai.	Pilih sumber uangnya: Laci kasir (kekurangan terlihat saat tutup kasir) atau Kas toko.
Uangnya dikembalikan lewat refund QRIS	Refund sudah diproses lewat QRIS.	-
Tidak tahu siapa yang bayar: jadikan pemasukan toko	Tidak bisa dilacak.	Hanya pemilik/admin.

Aturan

Catatan wajib, minimal 5 huruf.
Jawaban hanya bisa diubah oleh pemilik/admin, dengan alasan minimal 10 huruf dan 2 kata, maksimal 2 kali dan dalam 7 hari. Setelah itu tertulis Final; koreksi berikutnya lewat pemilik/akuntan (jurnal umum).
Pengguna tanpa hak ubah hanya bisa melihat.

Laporan

Semua laporan ada di menu Laporan. Tampilannya seragam: tabel dengan kotak filter di bawah judul kolom, pilihan Per Halaman, tombol Refresh, dan tombol unduh (ikon panah ke bawah).

Cara memfilter dan mengekspor

Ketik di kotak filter bawah judul kolom (No Penjualan, Barang, dst.) lalu tekan Enter. Kolom pilihan (Cara Bayar, Pelunasan, Cabang, Petugas) memakai daftar turun.
Kolom Tanggal memakai pemilih rentang tanggal. Pilih tanggal awal dan akhir.
Klik judul kolom yang bertanda ⇅ untuk mengurutkan.
Untuk ekspor: klik ikon unduh, lalu Excel.

Menu ekspor terbuka dengan judul Export page data dan pilihan Excel — Menu ekspor: **Export page data › Excel**.

Ekspor hanya mengambil halaman yang sedang tampil ("Export page data"). Sebelum mengekspor satu bulan penuh, saring tanggalnya dulu lalu perbesar Per Halaman supaya semua baris tampil di satu halaman.

Tombol ekspor tidak ada? Level Anda belum punya hak unduh. Minta pemilik mengaktifkannya di Hak Akses.

Laporan Penjualan

Starter+ Menu: Laporan › Penjualan. Satu baris = satu nota.

Report Penjualan dengan kolom No Penjualan, Ket Trx, Meja atas nama, Jenis, Harga Jual, Pajak, Total Jual, Cara Bayar, Metode Bayar, Pelunasan — Report Penjualan toko resto (chickkie). Kolom **Meja · Atas Nama** dan **Jenis** muncul bila toko memakai meja.

Kolom	Arti
No Penjualan	Nomor nota (`PJ-…`). Klik ⊞ untuk melihat isi barang. Filter ini juga mencari nama meja/atas nama.
Ket Trx	Tag transaksi (mis. GoFood, Dine-in) bila add-on Tags aktif. Ketik untuk menyaring.
Meja · Atas Nama	Meja dan nama pemesan. Filter: daftar meja atau Tanpa meja.
Jenis	Makan di sini, Bawa pulang, atau Campuran (sebagian dibungkus). Pakai filter ini untuk menghitung omzet dine-in vs take away.
Harga Jual, Pajak, Total Jual	Nilai nota sebelum pajak, pajaknya, dan total yang dibayar (termasuk service/ongkir).
Cara Bayar	Lunas / Sebagian.
Metode Bayar	Tunai / Non Tunai.
Pelunasan	Lunas / Belum Lunas (piutang).
Pelanggan, Tanggal, Petugas	Siapa membeli, kapan, dan kasir yang melayani (Petugas tampil di panel Pusat).

Penjualan & Pembelian Berdasarkan Barang

Satu baris = satu barang dalam nota. Saring kolom Barang dan Tanggal untuk melihat berapa banyak suatu barang terjual/terbeli. Laporan pembelian per barang juga menampilkan Harga Pokok, No. Bukti dan Supplier.

Laporan Penjualan Berdasarkan Barang — Penjualan Berdasarkan Barang: Kode, Barang, Satuan, Harga Jual, Qty, Diskon, Pajak, Total, Tanggal.

Selisih Penjualan (laba kotor)

Menunjukkan laba kotor per barang terjual: Total H Jual − Total H Pokok. Harga pokok diambil dari lot FIFO yang benar-benar terpakai (atau dari resep untuk menu racikan).

Laporan Selisih Penjualan: harga pokok, harga jual, diskon, qty, total harga pokok, total harga jual — Selisih Penjualan. Geser ke kanan untuk melihat kolom **Total Selisih**.

Kas Kasir (laporan per kasir/shift)

Satu baris = satu shift kasir: Jam Buka/Tutup Shift, Kas Awal, lalu Saldo Tunai dan Saldo Non Tunai masing-masing dengan Kas Akhir, Penyesuaian dan Selisih, serta Petugas. Saring kolom Petugas untuk melihat kinerja satu kasir.

Report Kas Kasir per shift dengan saldo tunai dan non tunai — Report Kas Kasir. Shift tanpa jam tutup berarti kasir masih buka.

Laporan stok: Inventory, Kartu Stok, Stok Opname, Bahan Baku

Inventory: satu baris per lot stok: Kelompok, Nama, Satuan, Harga Pokok, Qty, Nilai Persediaan, Jenis Barang, Supplier, Tanggal Masuk. Jumlahkan Nilai Persediaan untuk tahu nilai stok toko.
Kartu Stok: lihat Kartu Stok.
Stok Opname: riwayat opname beserta selisih dan nilainya.
Bahan Baku: pemakaian bahan (toko dengan resep/BOM).

Report Inventory per lot dengan harga pokok, qty dan nilai persediaan — Report Inventory. Satu barang bisa muncul beberapa kali bila dibeli dengan harga berbeda (beberapa lot).

Laporan Meja

add-on Meja Menu: Layanan Toko › Laporan Meja. Ramai tidaknya tiap meja dari penjualan yang dibayar dengan nama meja.

Ringkasan: Bill bermeja, Omzet meja, Rata-rata bill, Rata-rata durasi, Jam teramai, Meja omzet tertinggi, Putaran rata-rata per meja per hari.
Bill per jam: kotak makin gelap = makin ramai.
Tabel per meja: Bill, Omzet, Rata-rata bill, Rata-rata durasi, Jam ramai, Putaran/hari.

Laporan ini hanya terisi bila kasir memilih meja sebelum bayar. Penjualan tanpa meja tidak dihitung.

Laba Rugi Operasional & Operasional

Standard Laporan › Laba Rugi Opr menghitung uang masuk dikurangi uang keluar per cabang, petugas dan tanggal. Laporan › Operasional berisi daftar biaya operasional.

Laporan Laba Rugi Operasional dengan filter cabang, petugas, tanggal — Laba Rugi Opr. Filter **Cabang**, **Petugas**, **Tanggal**.

Laba Rugi Opr adalah ringkasan kas, bukan laba rugi akuntansi: seluruh pembelian stok dihitung sebagai pengeluaran pada hari dibeli. Di toko Pro laporan ini berjudul "Ringkasan Kas Operasional"; laba sebenarnya ada di Akuntansi › Laba Rugi (Bab 04).

Retur Penjualan & Retur Pembelian

Riwayat barang yang dikembalikan pelanggan atau dikembalikan ke supplier, lengkap dengan nomor nota asal.

Kesalahan umum & cara mengatasinya

Gejala	Penyebab	Solusi
"Data … telah digunakan" saat simpan barang	Nama barang sudah dipakai.	Bedakan namanya (mis. tambah ukuran/merek).
Barang tidak muncul di Stok Awal	Barang sudah pernah bertransaksi.	Tambah stok lewat Pembelian atau Stok Opname.
Barang tidak bisa dipilih di PO	Kelompoknya "Bisa di-PO" mati, atau itu induk varian/paket.	Nyalakan saklar di Kelompok Barang; pilih variannya.
Stok minus di kartu stok	Barang terjual sebelum pembelian/stok awal dicatat.	Catat pembelian yang tertinggal (tanggal sebenarnya), lalu opname bila masih selisih.
Laba per barang aneh (harga pokok 0)	Stok awal/pembelian diisi tanpa harga pokok.	Selalu isi Harga Pokok per satuan di Pembelian/Stok Awal.
Opname ditolak "Pastikan Selisih tidak boleh 0"	Barang yang dihitung sudah cocok.	Hapus baris itu dari opname.
File Excel hanya 25 baris	Ekspor mengambil halaman yang tampil.	Perbesar Per Halaman sebelum ekspor.
Halaman 403 "Akses ditolak"	Level pengguna tidak punya hak.	Minta pemilik mengatur Hak Akses.

Aturan penting bab ini (ringkas)

Aturan

Barang masuk dicatat lewat Pembelian (dari supplier) atau Purchase Order (dari pusat), bukan lewat opname.
Harga pokok selalu diisi per satuan; stok keluar memakai urutan FIFO.
Stok Awal hanya untuk barang yang belum pernah bertransaksi.
Opname langsung mengubah stok tanpa persetujuan, dan selisihnya tidak boleh 0.
Pembelian Angsur otomatis membuat hutang; penjualan sebagian/kredit membuat piutang.
Biaya operasional yang salah dibatalkan dengan alasan, tidak dihapus.
Jawaban rekonsiliasi QRIS final setelah 2 kali ubah atau lewat 7 hari.
Ekspor Excel hanya halaman yang tampil.

Panduan Pengguna RekaPOS · rekapos.com · Tampilan di toko Anda bisa sedikit berbeda menurut paket, modul aktif dan hak akses.